Hyvin suunniteltu yritystapahtuma ei ole vain ohjelmaa ja tarjoilua. Se on kokemus, joka jättää jäljen ja palvelee yrityksen tavoitteita. Olipa kyse kick-offista, asiakastilaisuudesta tai henkilöstön tykypäivästä, nämä viisi vinkkiä auttavat sinua rakentamaan tapahtuman, joka toimii ja tuntuu.
1. Lähde tavoitteesta – mitä haluat saada aikaan?
Ennen kuin varaat tilaa tai esiintyjiä, pysähdy hetkeksi. Kysy: Miksi tämä tapahtuma järjestetään? Tavoite voi olla yhteishengen vahvistaminen, uusien tuotteiden esittely, myynnin tukeminen tai asiakassuhteiden syventäminen.
Kun tavoite on kirkas, tapahtuma rakentuu sen ympärille: ohjelma, aikataulut, puhujat, tila.
2. Tunne yleisösi
Erilaiset kohderyhmät kaipaavat erilaista sisältöä ja tunnelmaa.
- Onko osallistujat asiakkaita, henkilöstöä vai yhteistyökumppaneita?
- Mikä heitä kiinnostaa ja mikä saa heidät viihtymään?
Tapahtuma onnistuu, kun se tuntuu oikealta juuri näille ihmisille, ei geneeriseltä “perustilaisuudelta”.
3. Rakenna selkeä, sujuva ohjelma
Hyvä ohjelma on rytmitetty. Siinä on sisältöä, hengähdystaukoja, vuorovaikutusta ja kokemuksia.
Liian täysi aikataulu kuormittaa, liian tyhjä taas latistaa tunnelmaa.
Vinkki: Jätä aina ohjelmaan pari tyhjää hetkeä, jotta keskustelun tai verkostoitumisen on mahdollista syntyä luonnostaan.
4. Valitse oikeat tekijät ja kumppanit
Tapahtuman laatu syntyy eri osa-aluiden osaajista: äänitekniikka, valokuvaus, juontajat, ohjelmanumerot, visuaalinen ilme, catering…
Kun ympärillä on osaava tiimi, tapahtuma näyttää sekä tuntuu ammattimaiselta ja sinä voit keskittyä olennaiseen.
Hyvä kumppani tuo ideoita, huomioi yksityiskohdat ja ratkaisee ongelmat ennen kuin ne edes ehtivät syntyä.
5. Muista jälkihoito: tapahtuma ei pääty, kun valot sammuvat
Parhaat tapahtumat elävät vielä pitkään tilaisuuden jälkeen.
Kiitä osallistujia, jaa kuvia, kerää palautetta ja hyödynnä sitä seuraavan tapahtuman suunnittelussa.
Hyvä jälkihoito syventää suhdetta osallistujien sekä yrityksen välillä ja tekee tapahtumista jatkuvasti vaikuttavampia.
Lopuksi
Yritystapahtuma voi olla hetkellinen tilaisuus tai voimakas työkalu – sinä päätät. Selkeät tavoitteet, oikea tunnelma ja toimiva sisältö varmistavat, että tapahtuma jää mieleen ja tuottaa arvoa.
Jos haluat sparrausta tai kokonaisvaltaista tapahtumatuotantoa, autan mielelläni. Yhdessä rakennetaan tapahtuma, joka tuntuu ja toimii. Ota yhteyttä!
